Cela fait maintenant quelques années que je travaille en remote avec l’équipe de WP Media. Nous sommes passés par plusieurs phases, du désordre le plus complet à des tentatives plus ou moins réussies de cadrage et d’organisation. Aujourd’hui ça tourne plutôt bien grâce à ces quelques outils.

Il y en a certainement d’autres très bien, mais voici ceux que nous utilisons le plus souvent au niveau des échanges d’informations, discussions, organisation et partages de documents.

Cet article va faire partie d’une série d’articles que je vais publier les prochaines semaines. Pour être tenus informés, suivez-moi sur Twitter ou inscrivez-vous aux notifications push du blog. (le RSS est aussi disponible)

WhosOff

WhosOff est un outil de gestion des congés très personnalisable. L’intérêt de cet outil est qu’il permet de réunir les personnes par pôles ou équipes, de créer vos propres types de congés, de leur associer de vrais jours de congés (retirés de votre compte de congés payés) ou juste des jours d’absence du « bureau » qui permettent de ne pas rogner vos congés.

Attribuez des couleurs aux congés et voyez ainsi l’ensemble des absences, maladies et vacances posées par vos co-équipiers. Bien sûr vous pouvez gérer l’accès aux informations et le processus de validation de chaque type de congés comme bon vous semble.

L’application mobile vous permet de faire une bonne partie de ces tâches directement sur votre smartphone pendant vos déplacements.

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Trello

Trello n’est presque plus à présenter. Si vous utilisez d’habitude des post-it en colonne pour organiser vos tâches et les prioriser, passez à Trello, vous n’allez pas être perdu.

L’outil propose un système assez simple (à la base) puisqu’il s’agit d’écrire des tâches sur des cartes et les ordonner en colonnes. Les intitulés des colonnes sont personnalisables, ainsi que leur ordre (que vous pouvez changer à tout moment), les cartes ont un titre simple, une description qui peut être plus complète et une possibilité de recevoir des commentaires, des fichiers joints, des labels, et même des checklists afin de préciser encore plus la teneur de votre carte.

Afin de travailler en équipe, vous pouvez associer chaque carte à une ou plusieurs personnes pour que celles-ci soient notifiées lorsque des changements y sont faits. Il est également possible d’afficher les pages individuelles des tâches de chaque personne afin d’avoir une vision d’ensemble qu’il est possible de ranger par ordre chronologique de deadline.

Bref, un outil pour organiser vos tâches, mais d’autres échelles il est également possible de créer des roadmaps, des listes d’idées votées par vos utilisateurs si le tableau est public, et surtout gérer plusieurs tableaux en même temps. L’application mobile de l’outil est plutôt bien fichue en plus !

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Aha!

Aha! est un outil pour créer des roadmaps super détaillées. L’idée de l’outil est de vous permettre d’avancer objectifs par objectifs, de faire dépendre des tâches/sprints de ces objectifs et de gérer les deadlines de toutes ces dépendances.

Il vous est ainsi possible de gérer vos releases en ayant une vision d’ensemble des tâches, objectifs et des dépendances de chacune d’elle, ou de fonctionnalités y étant rattachées.

L’outil permet également de récupérer les suggestions et idées en provenance directe de vos utilisateurs, les prioriser en fonction de leurs « notes » et les prévoir pour les prochaines releases.

Vous pouvez même brancher Trello dessus… Bref, je vous laisse voir l’ensemble des fonctionnalités sur le site officiel.

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Slack

Un peu comme Trello, difficile de passer à côté de cet outil à la mode.

Slack permet de créer des salons de discussion privés ou publics au sein d’une équipe, d’écrire des messages privés à une personne, de créer des salons de discussion en vocal/vidéo, mais également de faire des partages d’écran.

Ce qui fait son franc succès c’est également la facilité d’intégration de messages automatisés pour relier les canaux de discussion à vos autres outils, comme par exemple Github, Bitbucket, Google Drive, Trello, et plein d’autres, mais aussi des bots (pour automatiser certaines tâches), l’accès à des rappels programmables, etc.

La recherche de documents partagés ou de discussions est également très performante et vous permet de ne pas perdre les informations, même les simples sujets de discussions écrites.

Slack est également disponible sur vos smartphones.

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Zoom.us

Lorsque Slack atteint ses limites pour les appels rapides, Zoom.us peut s’avérer un peu plus performant sur la qualité du son et de la vidéo. Il propose également un système d’enregistrement et de limitation des meetings qui permettent de les rendre efficaces et partageables. C’est plutôt pratique lors d’absences imprévues pendant les réunions, votre collaborateur absent peut alors visionner la vidéo à son retour.

Un peu dingue, mais vous pouvez avoir jusqu’à 500 participants par vidéo. Le partage d’écran est également disponible et vous pouvez aussi prendre le contrôle à distance d’un des participants au meeting (avec son accord bien entendu).

Les fonctionnalités de co-annotation et de tableau blanc vous permettent d’avoir de vrais meetings collaboratifs et enrichissants, le tout sauvegardé dans le cloud si vous en avez besoin.

Des plugins pour vos navigateurs existent pour intégrer Zoom, et des applications iPhone/iPad et Android sont également disponibles.

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1password

1password est un gestionnaire de mots-de-passe avancé qui vous permet de gérer plusieurs trousseaux cryptés. J’ai mon trousseau personnel, et un trousseau pour la team avec laquelle je travaille qui sont synchronisés dans le cloud. Vous pouvez le faire avec Dropbox facilement, mais aussi avec votre propre cloud si vous en auto-hébergez un.

L’avantage de 1password c’est que vous pouvez enregistrer une grosse quantité d’information, voire des formulaires très complexes et pas uniquement les classiques Login et Password. Vous pouvez composer des « fiches » complètes d’informations pour des connexions serveur ou ce genre de choses.

Petit désavantage, il vous faudra mensuellement pour avoir accès à plus d’un trousseau et accéder aux applications Android/iOS.

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Knowledge Base interne

Afin d’accueillir les nouveaux dans l’équipe, il a été indispensable de construire une base de connaissance sur l’entreprise, les différentes politiques (congés, financement, augmentation, grille de salaire, vacances, etc.) ainsi que les différents outils que l’on utilise.

On y présente également les différents projets/produits et leurs particularités, mais aussi chaque membre de l’équipe qui a le droit de se présenter comme il le souhaite.

Il n’y a pas vraiment d’outils que je connaisse suffisamment bien pour faire cela ou vous dire qu’on a trouvé l’outil idéal. Nous le composons avec Raneto qui est une knowledge base en markdown pour NodeJS plutôt simple à utiliser/mettre en place.

Découvrir Raneto

Blog interne

Le blog interne est un excellent moyen de garder le contact avec vos collaborateurs de manière totalement asynchrone. Il est possible de l’utiliser pour créer des comptes rendus sur un produit, échanger sur la santé de l’entreprise, les prochaines embauches, les questions d’ordre général, diffuser les modifications de la structure de la boîte ou d’une partie de sa politique.

Vous pouvez aussi proposer des tutoriels pour l’utilisation d’un outil (individuel ou pour l’équipe), d’une petite formation en interne, etc. etc.

De notre côté nous utilisons WordPress avec un thème très basique pour faire ce genre de chose. Inutile d’aller très loin : des catégories, des tags, des commentaires et le tour est joué.

N’hésites pas à partager vos avis, vos outils et votre manière de fonctionner.


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